Excel als Datenbank: ab wann es kippt

Fast jeder Betrieb verwaltet irgendetwas Wichtiges in einer Tabelle. Kunden, Aufträge, Termine, Bestände, Urlaubstage. Das hat einen guten Grund: Es war am Anfang die schnellste Lösung, und über Jahre ist daraus etwas gewachsen, das erstaunlich viel kann.

Dann kommt der Punkt, an dem es anfängt, Ärger zu machen. Und die Frage ist nicht, ob Excel dafür grundsätzlich taugt — dazu findet man reichlich Meinungen, meistens von Leuten, die etwas anderes verkaufen. Die nützliche Frage lautet: Woran merke ich, dass die Grenze erreicht ist?

Vier Anzeichen. Und danach der Teil, den die Verkaufsseiten weglassen: wann die Tabelle bleiben darf.

Ab wann reicht Excel nicht mehr aus?

An vier Punkten, die man im Alltag bemerkt, ohne sich mit Technik auszukennen.

Mehr als zwei Personen bearbeiten dieselbe Datei

Bei einer Person funktioniert eine Tabelle. Bei zweien geht es mit Absprachen. Ab der dritten wird aus dem Absprechen ein eigener Aufwand, und irgendwann arbeitet jemand in einer Kopie, die zwei Tage alt ist. Auch die gemeinsamen Online-Versionen lösen das nur zum Teil: Sie verhindern, dass die Datei blockiert ist, aber nicht, dass zwei Personen dieselbe Zeile unterschiedlich verstehen.

Der Dateiname trägt eine Versionsnummer oder ein Datum

Kunden_final_v3_NEU.xlsx ist kein Ordnungsproblem, das ist ein Symptom. Es bedeutet, dass niemand mehr sicher sagen kann, welche Datei die gültige ist, und dass regelmäßig auf dem falschen Stand gearbeitet wird.

Dieselbe Angabe wird an zwei Stellen gepflegt

Die Adresse steht in der Tabelle und im Rechnungsprogramm. Ändert sich etwas, muss es zweimal geändert werden, und beim zweiten Mal wird es vergessen. Ab dann weiß niemand, welcher Stand richtig ist. Das ist streng genommen kein Excel-Problem, sondern ein Übergabeproblem zwischen zwei Programmen, und es lässt sich auch anders lösen als durch den Abschied von der Tabelle.

Nur eine Person versteht die Formeln

Über die Jahre ist die Datei gewachsen, mit verschachtelten Formeln, verknüpften Blättern und vielleicht einem Makro. Sie funktioniert, solange die Kollegin da ist, die sie gebaut hat. Sie ist ein Problem an dem Tag, an dem diese Kollegin kündigt, länger krank wird oder in Rente geht.

Das Risiko, über das selten gesprochen wird

Der vierte Punkt verdient mehr als einen Absatz, weil er der teuerste ist und der am wenigsten sichtbare.

Eine gewachsene Tabelle ist gebaute Software. Sie hat Regeln, Ausnahmen und Annahmen, nur stehen sie nicht in einer Dokumentation, sondern in Formeln, die über zwölf Arbeitsblätter verteilt sind. Der Unterschied zu richtiger Software ist, dass niemand sie je getestet hat und dass es keine Version gibt, zu der man zurückkehren kann.

Was passiert, wenn die Person geht, die sie kennt: Die Datei läuft weiter. Eine Weile merkt niemand etwas. Dann ändert sich eine Kleinigkeit, jemand fügt eine Zeile an der falschen Stelle ein, ein Bezug verschiebt sich, und ab da rechnet die Tabelle falsch. Nicht offensichtlich falsch, sondern um ein paar Prozent daneben. Das fällt frühestens beim Jahresabschluss auf.

Drei Dinge helfen sofort, auch ohne Umstieg:

• Aufschreiben, was die Datei tut. Eine Seite reicht: Welche Blätter gibt es, was steht wo, welche Zellen darf man anfassen und welche nicht.
• Formeln entflechten, wo es leicht geht. Eine lange Formel in drei Schritte zerlegen macht sie nachvollziehbar.
• Eine zweite Person einarbeiten. Nicht irgendwann, sondern mit Termin.

Wann Excel bleiben darf

In vier Fällen ist eine Tabelle nicht die Notlösung, sondern das passende Werkzeug. Das sagt niemand gern, der Datenbanken verkauft.

Eine Person pflegt sie. Ohne gleichzeitige Bearbeitung fällt der größte Teil der Probleme weg.

Sie dient zum Rechnen und Ausprobieren. Kalkulationen, Szenarien, „was wäre wenn“. Genau dafür ist das Programm gebaut, und keine Datenbank ist dabei schneller.

Sie ist eine einmalige Auswertung. Etwas, das für eine Frage entstanden ist und danach nicht mehr gebraucht wird. Dafür extra etwas aufzusetzen wäre Verschwendung.

Sie zeigt Ergebnisse an, statt sie zu verwalten. Wenn die Daten woanders leben und die Tabelle nur die Auswertung darstellt, ist das eine saubere Arbeitsteilung. Ob diese Auswertung sich selbst aktualisieren lässt, ist dann die nächste Frage.

Der Umkehrschluss ist die eigentliche Regel: Kritisch wird es dort, wo die Tabelle die einzige Wahrheit über etwas ist, von dem der Betrieb abhängt. Kundenstamm, Auftragslage, Bestand. Bei einer Urlaubsliste für sechs Leute ist es egal.

Was kommt stattdessen?

Nicht zwangsläufig ein großes System. Es gibt drei Stufen, und die meisten Betriebe brauchen die erste oder zweite.

1. Eine gemeinsame Ablage mit fester Struktur. Also weiterhin Tabelle, aber an einem Ort, mit klaren Regeln, wer was ändern darf, und mit Spalten, die nur bestimmte Eingaben zulassen. Das kostet fast nichts und beseitigt die Versionsfrage.
2. Eine schlanke Datenbank mit Eingabemaske. Die Daten liegen strukturiert, die Eingabe läuft über ein Formular, das falsche Eingaben verhindert. Auswertungen ziehen sich daraus, ohne dass jemand etwas kopiert. Für die meisten Fälle ist das die passende Größe.
3. Ein vollwertiges System für den jeweiligen Bereich. Sinnvoll, wenn es ohnehin um mehr geht als um die Daten, also um Abläufe, Rechte, Belege. Ob dafür etwas Fertiges reicht oder etwas Eigenes nötig ist, gehört über fünf Jahre gerechnet.

Der Fehler, den man dabei machen kann, ist der Sprung von Stufe eins auf Stufe drei, weil man einmal gründlich sein will. Danach hat man ein System, in dem der Betrieb Prozesse abbilden soll, die er vorher nie aufgeschrieben hat.

Wie kommen die Daten rüber?

In vier Schritten, und der zweite ist der, den alle unterschätzen.

1. Festlegen, was zusammengehört. Welche Angaben beschreiben einen Kunden, welche einen Auftrag, was wird berechnet und muss deshalb gar nicht gespeichert werden.
2. Aufräumen. Denselben Kunden dreimal in unterschiedlicher Schreibweise, Telefonnummern in fünf Formaten, leere Pflichtfelder, Einträge von Firmen, die es nicht mehr gibt. Das ist die eigentliche Arbeit, und sie lässt sich nicht überspringen — wer unsaubere Daten überträgt, hat sie danach an einem neuen Ort.
3. Eine Eingabemaske bauen, die Fehler verhindert. Pflichtfelder, Auswahllisten statt Freitext, Prüfung auf doppelte Einträge. Das ist der Unterschied, der die Daten dauerhaft sauber hält.
4. Eine Zeit lang beide Wege parallel führen. Zwei bis vier Wochen, in denen die alte Tabelle weiter gepflegt wird. Unbequem, aber es ist die einzige Absicherung dagegen, dass ein Sonderfall vergessen wurde.

Wer geordnete Daten hat, kann übrigens noch etwas damit anfangen: Sie sind auch die Voraussetzung dafür, dass ein System später mit den eigenen Unterlagen arbeiten kann. Vorher hat das keinen Zweck.

Zu der Zahl, die überall steht

Beim Suchen wirst du auf die Behauptung stoßen, vierundneunzig Prozent aller Tabellen enthielten Fehler. Die Zahl ist beeindruckend und wird fast immer falsch wiedergegeben.

Sie stammt aus einer Zusammenfassung von Untersuchungen über mehrere Jahrzehnte, nicht aus einer aktuellen Erhebung, und sie bezieht sich auf geprüfte Tabellen in bestimmten Zusammenhängen. Als Beleg dafür, dass deine Datei fehlerhaft ist, taugt sie nicht.

Das Argument braucht sie auch nicht. Es reicht die Beobachtung, die jeder kennt: In einer gewachsenen Tabelle findet man beim genauen Hinsehen Zellen, die aus der Formel gefallen sind, und niemand weiß, seit wann.

Der ehrlichste Test

Stell dir vor, die Datei ist morgen weg. Nicht kaputt, sondern weg.

Wenn die Antwort lautet „dann bauen wir sie neu, dauert einen Nachmittag“, dann ist alles in Ordnung. Wenn die Antwort lautet „dann wissen wir nicht mehr, wer was bestellt hat“, dann ist die Tabelle keine Tabelle mehr, sondern dein wichtigstes System. Und dann sollte sie auch so behandelt werden.